Como fazer gestão de cobrança eficiente

Evitar a inadimplência e atraso de pagamentos de clientes nem sempre é tarefa fácil. Mas, uma das formas mais eficazes de fazer isso é ter uma boa gestão de cobrança.

É comum que, ao começar a empreender, muitas pessoas tenham dúvidas sobre como fazer seus clientes pagarem as faturas em dia.

Embora a inadimplência seja um problema muito comum, é também um dos maiores receios das empresas. Segundo levantamento da Serasa Experian de maio de 2022, são mais de 66 milhões de pessoas devendo dinheiro no Brasil.

E, claro, essa situação atinge muitas pessoas que decidem empreender. Afinal, independente do motivo do atraso ou não pagamento, o caixa das companhias pode ser muito afetado, gerando graves problemas financeiros e falta de previsibilidade do fluxo de caixa.

No entanto, existem formas de evitar ou, ao menos, reduzir a taxa de cliente inadimplente. Se você está precisando de ajuda com isso, continue lendo esse artigo para entender mais sobre a Gestão de Cobranças.

O que é  gestão de cobrança?

A expressão gestão de cobrança diz respeito à administração do processo de cobrança de uma empresa.

Esse gerenciamento é realizado para evitar problemas com o não pagamento de produtos e serviços. Por isso, deve começar antes mesmo de haverem atrasos ou dívidas.

Isso porque, as empresas que investem em uma gestão bem feita, são capazes de lembrar seus clientes dos prazos de pagamentos e oferecer alternativas para que não haja atrasos.

8 passos para fazer uma gestão de cobrança eficiente

Conhecer bem as contas da empresa e saber quando seus clientes devem realizar os pagamentos é fundamental. Mas, além disso, é necessário também saber gerenciar o fluxo de cobrança recorrente e saber a hora certa de falar com os clientes inadimplentes.

É aí que entra a gestão de cobrança. Elaborar uma maneira de conduzir essa questão é importante para padronizar todo o processo e garantir mais sucesso nas cobranças.

Abaixo vamos te ensinar um passo a passo para implementar um processo de cobranças que funcione no seu negócio.

Analise os pagamentos em aberto

O primeiro passo para ter uma gestão de cobrança eficiente é conhecer bem as contas da empresa. Por isso, comece com uma análise dos pagamentos em aberto. 

Avalie quais clientes estão com a fatura em dia, quais estão chegando próximo do prazo de pagamento e aqueles que já perderam o prazo e estão com o pagamento em atraso.

Dividir os clientes dessa forma vai facilitar na hora de pensar a estratégia para tratar com cada perfil.

Para aqueles que estão devendo, vale a pena separar entre os que têm pouco tempo de atraso e aqueles que já acumulam mais faturas sem pagar. Isso porque esse segundo grupo vai exigir mais tempo e flexibilidade da sua parte para resolver a situação.

Seja sempre respeitoso e direto

Um ponto imprescindível na hora de cobrar os clientes é manter a educação e ser respeitoso, independente do valor ou tempo que ele está devendo. Em nenhuma hipótese você deve constranger o cliente, sempre se comunique com o objetivo de encontrar a melhor solução para os dois lados.

Mantenha também uma maneira direta e objetiva de falar, que não seja de forma grosseira, mas que consiga passar a mensagem de forma clara.

Pense sempre que o ideal é fazer a cobrança sem atrapalhar o relacionamento com o cliente.

Fique atento a legislação

Verifique sobre as leis vigentes em relação a cobranças. Para evitar a exposição e constrangimento de clientes, a legislação brasileira prevê punições para quem faz cobranças em horário indevidos ou de maneira abusiva.

Esteja aberto a ouvir e a negociar

É sempre importante ter flexibilidade na hora de cobrar seus clientes. Lembre-se que, provavelmente, eles preferiam não estar nessa situação.

Portanto, tem bastante interesse em quitar as faturas em aberto mesmo que não consigam. 

Vá para a conversa disposta a ouvir os problemas do outro lado e pensar em maneiras de facilitar a solução. 

Leve alternativas

Para facilitar a resolução, prepare-se para oferecer condições de pagamento alternativas, como parcelamento do valor no cartão de crédito, outros meios de pagamento, prazos mais longos ou até descontos.

Para isso, é importante analisar as contas da empresa e entender qual é o máximo de flexibilidade que você consegue oferecer.

Comece a cobrar antes do vencimento

Também é possível atuar com aqueles clientes que efetuam o pagamento em dia. Uma gestão de cobranças eficiente é feita para evitar atrasos e inadimplência e isso fica muito mais fácil quando você lembra o cliente do pagamento.

Muitas pessoas deixam de pagar contas ou atrasam por simples esquecimento. Por isso, ter lembretes automatizados que o avise antes do prazo de vencimento pode ser de grande ajuda.

Tenha scripts de cobrança

Para juntar todas essas informações que falamos acima de forma fácil e padronizar as cobranças da sua empresa é interessante criar scripts de cobrança.

Os scripts são roteiros que você e a sua equipe devem seguir na hora de cobrar os clientes. É preciso pensar nas diversas situações de seus clientes e criar padrões de cobrança para cada uma delas. 

Com isso, você será capaz de manter sempre um tom cordial e ainda assim ser direto na comunicação.

Também é possível inserir nos scripts as alternativas de pagamento para oferecer para o cliente caso ele não possa quitar o total das contas. Assim, a pessoa responsável pelas cobranças terá mais facilidade de chegar a uma solução.

Use um sistema de gestão de cobranças

Usar a tecnologia a seu favor também vai facilitar muito a gestão de cobrança da sua empresa. Isso porque esse tipo de sistema oferece visibilidade das contas em aberto e permite a automatização desse processo.

Existem várias opções de plataformas de cobrança e até algumas opções de conta digital pj que já tem um sistema de cobrança para você usar, como é o caso da Conta da Cora.

Com esse sistema é possível agendar lembretes de vencimento das faturas para o seu cliente antes do prazo, no dia de vencimento e até depois.

Você também pode visualizar quais são as faturas que estão em dia e quais estão vencidas. Isso facilita muito a identificação dos clientes inadimplentes, melhorando esse processo.

Investir em uma gestão de cobranças eficiente é essencial para reduzir a inadimplência e recuperar contas que estão há muito tempo em aberto. 

Imagem de mohamed Hassan por Pixabay

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